INTRODUCCIÓN

Hoy en día el correo electrónico es medio de comunicación fundamental para las empresas y ya que a través de este servicio transita información muy importante ya sea técnica, legal o comercial se vuelve esencial su correcta administración.

¿Qué es Mail Archiving?

Mail Archiving o archivado de correo electrónico es un proceso automatizado para preservar todos los mensajes de correo electrónico tanto entrantes como salientes, esto incluye los archivos adjuntos que tengan los correos. Los beneficios de Mail Archiving incluyen la recuperación de correos electrónicos perdidos o eliminados intencional o accidentalmente.

A continuación te mostramos un poco de lo que puedes hacer.

DESARROLLO

  • Pantalla de inicio de sesión

Mail Archiving

Los accesos a este panel te serán enviados vía correo electrónico.

  • Pantalla Principal

Mail Archiving

  • Crear búsqueda

Cada búsqueda requiere un nombre. Por defecto, todos los administradores tienen permiso para acceder a todas las búsquedas. Los usuarios que no son administradores deben tener permiso específico para trabajar con los resultados de búsqueda.

Los permisos se pueden especificar para permitir el acceso a una búsqueda, pero no para permitir que los administradores puedan exportar o cambiar al alcance de la búsqueda.

El rango de fechas, las etiquetas, y la nota descriptiva son campos opcionales. Las etiquetas te ayudan a organizar tu sistema cuando tienes muchas búsquedas guardadas y la nota descriptiva aparecerá en la lista de todas las búsquedas guardadas.

Retención legal: la opción de retención legal permite elegir si mostrar o no:

Ten en cuenta que este campo opcional se puede usar como un único criterio de búsqueda.

BÚSQUEDA SIMPLE

Una búsqueda simple es el método más fácil para ejecutar una búsqueda con criterios básicos.

  1. Ingresa un nombre para la búsqueda
  2. Selecciona Correo electrónico para incluirlo en la búsqueda.
  3. Define el alcance de búsqueda seleccionando buscar correo electrónico, archivos adjuntos o una combinación de ambos.
  4. Ingresa los términos de búsqueda en el cuadro de texto “Términos de búsqueda”Mail ArchivingMail Archiving

Una vez que hayas terminado de rellenar el nombre y los campos de términos de búsqueda, haz clic en Guardar y ahora se mostrarán los resultados para guardar la búsqueda y acceder a los resultados de búsqueda; o haz clic en Guardar y regresa a la lista para guardar tu búsqueda y regresar a la página Búsquedas Guardadas con todas las búsquedas creadas anteriormente.

  • Búsqueda avanzada

En este tipo de búsqueda es exactamente igual que la sencilla sólo que aquí se pueden usar los caracteres comodines:

– Usa * para encontrar cualquier número de caracteres en una frase de búsqueda.

– Utiliza ? para encontrar cualquier frase.

Mail Archiving

Por ejemplo:

“ri?a” devolverá “risa”, “rima”, etc.

“regul *” devolverá “regular, regulado, regulación, regulaciones”, etc.

Puedes usar operadores comodín para localizar mensajes o documentos basados ​​en términos parciales. Puede usar el operador de asterisco (*) para localizar mensajes o documentos que contengan términos parciales especificados.

Mail Archiving

Por ejemplo:

Contrato *: indica cualquier término que comienza con “contrato” (como “contrato”, “contrato” o “contratos”).

* @ acme *: indica cualquier término que contenga las cadenas “@acme” (como “acme.com o prueba@acme.com).

43931 *: indica cualquier término que comience con el numero “43931” (como “43931.00” o 43931226).

Puedes usar el operador de signo de interrogación (?) para localizar mensajes que contengan un término específico, con un carácter dado reemplazado. Por ejemplo:

“???? ???? ???? ???? “- Indica cualquier término que contenga cuatro conjuntos que constan de cuatro caracteres, cada uno con un único espacio entre los conjuntos (4417 1234 5678 9012, un formato común para los números de tarjeta de crédito o débito”).

“??? \ – ?? \ – ????” – Indica cualquier término que contenga un conjunto desigual (es decir, 123- 45-6789, un formato común para los números de la seguridad social de los Estados Unidos).

Notas:

Los Comodines (*): Se pueden usar con cualquier tipo de palabras o números, siempre que contengan al menos 5 caracteres o números.

El uso de comodines en palabras tendrá menos de 5 caracteres o cadenas con menos de 5 números que no serán efectivos.

Con la búsqueda simple no puede usar comodines principales.

Los comodines se pueden usar con cualquier tipo de palabras o números, siempre que contengan al menos 5 caracteres o números. El uso de comodines en palabras tendrá menos de 5 caracteres o cadenas con menos de 5 números que no serán efectivos.

Los operadores de consulta de comodines principales solo se pueden usar para los siguientes campos de búsqueda: Asunto, Remitente, Destinatarios, Nombre de archivo adjunto y Buzón. Los principales operadores de consulta de comodines no se pueden usar para los siguientes campos: Tiene palabras y no tiene palabras.

Usa la búsqueda avanzada para determinar el alcance de la búsqueda por usuario, tema, tamaño y nombre del archivo adjunto.

Asunto: Ingresa el texto para buscar mensajes con términos específicos en la línea de asunto.

Incluir: selecciona Correo electrónico para incluirlo en la búsqueda.

Remitente: ingresa una dirección de correo electrónico completa o parcial para buscar mensajes de una dirección de envío específica.

 

Ejemplos:

Usuario específico: prueba1@acme.com

Todos los usuarios en una organización específica: *@acme.com

Algunos usuarios con “?” en la dirección: contacto@acme.com

 

  • Editar búsqueda

Todas las búsquedas guardadas activas se muestran en la lista.

¿Qué puedo hacer desde la página de búsquedas guardadas?

* Puedes crear una nueva búsqueda.

* Puedes editar una búsqueda guardada.

* Puedes generar un informe en una búsqueda.

* Puedes auditar la actividad de una búsqueda.

Los administradores de búsqueda pueden crear nuevas búsquedas o modificar búsquedas existentes.

Los usuarios de búsqueda pueden ver todas las búsquedas a las que se les concedió permiso para ver.

Usa la función de etiquetado para encontrar una búsqueda específica basada en la categoría.

Crea una nueva búsqueda

Los usuarios con permisos de administrador de búsqueda pueden crear una nueva búsqueda.

Editar una búsqueda guardada

Los usuarios con permisos de administrador de búsqueda pueden editar una búsqueda guardada haciendo clic en el enlace Editar a la derecha de una búsqueda guardada.

Captura de pantalla – Búsquedas guardadas – Crear y editar una búsqueda

  • Recuperar correo eliminado

Por cada mensaje de correo tu puedes realizar las siguientes acciones:

* A PDF = crea un documento  PDF a partir del mensaje.

* Descargar = Exporta a un archivo .zip que será creado para descargarlo en  tu equipo.

* Enviar = Reenvía el mensaje a un destinatario.

* Recuperar = Recupera el mensaje a tu cuenta de correo.

‘Descargar’ y ‘Recuperar’ tienen un límite de 10 Mb por mensaje.

CONCLUSIÓN

Con estos pasos podrás recuperar esos correos electrónicos que hayan sido eliminados intencional o accidentalmente y después exportar  a un formato específico o recuperar el correo electrónico. Recuerda que si tienes alguna duda tus comentarios siempre serán bienvenidos, no dudes en contactarnos, vamos a estar al pendiente para contestar a la brevedad.