Si acabas de iniciar el mundo corporativo, o tienes un correo muy importante que enviarle a un superior o colaborador, en este artículo te compartiremos los 5 tips más importantes que puedes aplicar para saber cómo redactar un correo formal.

¿Cómo redactar un correo electrónico formal?

No hay una guía exacta sobre cómo redactar un correo formal, ya que depende a qué persona o institución va dirigida y la relación con el destinatario, pero en 7 años apoyando a ejecutivos, empleados y emprendedores a gestionar sus correos empresariales hemos comprobado la efectividad de estos 5 tips para escribir correos formales dirigido a cualquier persona.

• Tip #1: Escribe un saludo y despedida.
• Tip #2: Datos de contacto.
• Tips #3: Comprueba tu ortografía.
• Tips #4: Revisa tu redacción
• Tips #5: Verifica antes de enviar

1. Escribe un saludo y despedida

– Saludo. La mayoría de los escritos formales y no formales incluyendo cartas, oficios, correos comienzan con un saludo. Un saludo sencillo como: “Buenos días Lic. Santiago”, “Hola Jorge”, “Estimado amigo”, etc. En el saludo escribe el nombre de la persona a quien va dirigido, esto hará que el destinatario se sienta más interesado, ya que el correo va personalizado. Termina esta frase con un signo de coma.

Posteriormente sigue con una pregunta que rompa el hielo y haga sentir a la otra persona que te interesa su estado. Puedes seguir con una frase como: “¿Cómo estás?”, “Espero te encuentres bien”, “Antes que nada te deseo felices fiestas”, etc.

Para el siguiente párrafo escribe no más de cinco renglones sobre el tema en concreto, el asunto por el cual lo estás contactando.

– Despedida. Finalmente, termina con una frase que concluya lo anterior y marque la acción que te interesa que suceda con este correo. Por ejemplo: “Gracias por tu atención, quedo en espera de tu respuesta”, “En espera de una respuesta favorable, sigo a tus órdenes”, “Espero consideres mi petición, seguimos en contacto”.

2. Datos de contacto

Después de la despedida escribe “Saludos,” y tu nombre completo. Si trabajas en una empresa es conveniente que elabores una firma. La mayoría de los correos corporativos te permiten personalizarla.

En la firma puedes incluir el nombre y/o logo de la empresa, tu nombre completo, tu puesto, correo electrónico y teléfono. En caso de contar con otros medios de comunicación como Skype, agrega tu usuario.

Esta firma se agrega automáticamente cuando envías un correo, además das una buena presentación, ahorras tiempo y evitas que se te olviden algunos datos.

3. Cuida tu ortografía

Cuida tu ortografía, esto habla mucho de ti. El hecho de no incluir mayúsculas donde corresponde (nombres propios, nombres de marcas o compañías, países, etc.), acentos tanto en mayúsculas como en minúsculas, dice mucho de tu profesionalismo. Sobre todo escribe correctamente las palabras, es decir no confundas las letras ni pongas “h” donde no va.

Para corregir una gran parte de tu ortografía, redacta el correo previamente en un editor de texto como Microsoft Word o Google Docs así será más fácil hacer las correcciones. Una vez terminado, cópialo y pégalo.

Otra herramienta que te recomendamos es Spellboy, es 100% en línea y te permite copiar y pegar fácilmente el texto corregido. Evita escribir todo el correo o parte de él en mayúsculas. Los textos en mayúsculas dan el sentido de que estás gritando y demuestras agresividad. Es preferible escribir con minúsculas y poner mayúsculas sólo donde sea necesario.

4. Cuida tu redacción.

– Escribir de manera formal.

• Dependiendo a quién estés enviando el correo y la confianza o cercanía que tengas con la persona, tú decides si hablarle de “tú” o “usted”.


• Independientemente de la forma con la que te dirijas, utiliza palabras formales y serias.
  
• No escribas textos tan largos, la gente no tiene tiempo de leer. Aprende a sintetizar tus ideas.
  
• Distribuye el contenido en dos o tres párrafos. De manera que se vea más distribuido y el destinatario no se aburra al ver un sólo párrafo grande.


• Haz uso correcto de las comas, en muchas ocasiones las frases cambian completamente su sentido, cuando se hace uso de comas o cuando se omiten.

5. Revisa antes de enviar

Antes de enviar el correo, revísalo una última vez. Es muy común que escribamos cosas que no “debían ir” o que se nos pase alguna falta de ortografía.

Aún si lo redactas en un editor de texto como Microsoft Word o Google Docs, revísalo antes de enviarlo. Recuerda que es un correo formal y que no deben existir errores ortográficos ni de redacción, tu profesionalismo está de por medio.

Ejemplo de correo electrónico formal

Buenos días Lic. Sebastián

Espero se encuentre bien. La semana pasada llamé a su oficina para contactarlo, pero no tuve éxito.
El motivo de este correo es porque queremos invitarlo a la inauguración de nuestro nuevo local. Está ubicado en calle 2 de mayo 23, Colonia Centro, Zacatecas. Será a las 8:00 pm.
Esperamos contar con su presencia. Le mando un fuerte abrazo. Saludos,
Luis Armando García
Gerente de comercialización
Correo: [email protected]
Cel:(492) 456-34-56

Conclusiones

Ahora que ya sabes cómo redactar un correo formal, es importante que tomes en cuenta lo siguiente. Si eres dueño de una empresa o trabajas para alguna, una excelente alternativa para inspirar aún más confianza y profesionalismo cuando envías un correo, es hacerlo mediante un correo corporativo, el cual en lugar de ser un correo @gmail.com o @outllok.com, incluye el nombre de de tu negocio con el dominio de tu elección. Por ejemplo [email protected] o [email protected].

¿Cómo comenzar a utilizar el servicio de correo corporativo o empresarial? Es algo súmamente sencillo, solo se requiere contar con un dominio o comprarlo si aún no cuentas con uno, adquirir los buzones o cuentas de correo que requieras, asignar un nombre a tus correos y listo. Hay una enorme diferencia entre contar correo corporativo y uno convencional.

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